Dårligt styrede møder er spild af både tid og penge. Jeg er ikke den eneste, der sukker (lydløst), når snakken går og gentagelserne hober sig op. Når detaljer og sidespor tager over. Når de mest højlydte fylder, mens andre opgiver at kæmpe sig igennem lydmuren for at skaffe sig taletid. Eller når tonen bliver mere rå end kærlig.
At styre et møde er et håndværk, der skal læres. Mødelederen har flere opgaver. For eksempel at sørge for, at man går i gang, når det er aftalt, og slutter til tiden. Meget enkelt at sige, men svært at gennemføre i praksis. Jeg har regnet på et par typiske møde-problemer. Og beskriver et, som skal løses uden at blande økonomien ind. Kilder (i parentes) står nederst i indlægget.
Manglende mødestyring
Man tror måske, at det er enkelt at være mødeleder. Hvor svært kan det være at sætte et møde i gang, give ordet til den næste i rækken, gå videre til næste punkt i dagsordenen, og slutte mødet, når det skal slutte. Men det er ikke tilfældet. Hvor har jeg siddet til mange møder, hvor tiden går og vi kommer ingen vegne. Tiden kunne være brugt til noget meget bedre. Det er ikke den enkelte mødeleder, der står for skud her. Det er et overordnet organisatorisk ansvar at sikre, at dem, der skal lede møder, også får redskaberne til det. Om det så er intern uddannelse, online-kurser eller andet er ikke vigtigt.
Bare man sikrer, at den, der skal udføre en opgave, også har kompetencerne til det. Ellers spilder vi alle alt for lang tid og alt for meget god energi går tabt i langsommelighed, gentagelser og uproduktivt tidsspilde.
Manglende mødestyring koster
Det koster, også økonomisk. Et eksempel: 10 mennesker mødes 2 x 2 timer om ugen i 44 uger, det bliver til 1.760 arbejdstimer pr. år. De får i gennemsnit 450 kroner i timen, antager jeg for eksemplets skyld (1). Det er arbejdstid brugt svarende til 792.000 kroner. De penge kan være rigtigt godt givet ud, hvis møderne er produktive, gode og giver overskud på relationskontoen og nye, konstruktive ideer. Men hvis møderne opleves som spild af tid, giver anledning til irritation, overbelastning, konflikt, dalende motivation eller lignende, kan der måske findes bedre løsninger.
For mange møder
Det er efterhånden en del år siden, jeg læste, at antallet af møder er steget drastisk de seneste 15-20 år. Jeg kan konstatere, at det er et endnu større problem nu. Fagforeningen IDA har udgivet en artikel i maj 2025 (2), hvor det fremgår, at vi bruger endnu mere tid på møder. Og at det formentlig er spild af tid.
Artiklen citerer Peter Holdt Christensen, der er lektor på CBS og forsker i organisationsteori: “Det er ikke muligt at sige, hvor mange timer danske vidensarbejdere bruger i møder, eller hvad det koster deres arbejdsgivere. Det er det mest paradoksale ved møder; at vi ikke registrer, hvor mange timer eller årsværk vi bruger på dem, og at de derfor kommer til at fremstå som omkostningsneutrale på mange arbejdspladser.” Han vurderer, at mængden af møder stiger støt.
Også Lederne følger udviklingen i møder. I 2024 brugte ledere omkring 12 timer om ugen på møder (3). Det svarer til knap to fulde arbejdsdage, hvor de ikke har mulighed for at arbejde koncentreret med deres egne opgaver, hvor medarbejderne ikke kan tale med dem om opståede problemer. Og hvor de ikke har mulighed for at være til stede i afdelingen og tage konflikter eller akutte situationer i opløbet. De kan ikke opfange overbelastning, manglende motivation, uhensigtsmæssig adfærd, som kunne forhindre stress-sygemelding, opsigelse eller konflikter i teamet.
Lederens andre opgaver bliver udskudt
Man kan argumentere med, at det netop er en stor og vigtig del af ledernes arbejde at deltage i møder. Ja, og fortsæt, hvis alt fungerer og alle er tilfredse. Men ofte kommer der flere møder ud af det. For eksempel når medarbejdere må booke et møde for at tale med lederen på en halv eller hel time i næste uge eller ugen efter, i stedet for at bruge 10 minutter på at få afklaret det, der trykker og komme videre. Lederen risikerer at blive flaskehals og forsinke proces og fremdrift.
Ledernes egne opgaver, større koncentrationstunge opgaver og den lavpraktiske, daglige kommunikation på mail, mobil, chats bliver udskudt til om aftenen eller til søndag eftermiddag og aften inden en ny uge med møder går i gang. Det slider på lederens helbred.
For mange møder koster
De færreste regner ud, hvad møder koster. Men det er problematisk – også i forhold til møder. Når der ikke er “pris” på, er det gratis. Det gælder omsorgsarbejde, relationer, familie, arbejde i hjemmet (4) – og det gælder møder på arbejdspladsen. Vi kan rationelt tænke os til, at både omsorgsarbejde og møder må have en værdi – et positivt udbytte, og sikkert også en udgift om ikke andet i kraft af at tiden bliver brugt, og derfor ikke kan bruges til noget andet. Men i skyndingen springer hjernen alle mellemregningerne over og konstaterer: Der står ikke nogen pris = jeg skal ikke betale noget = det er gratis. Men det er en forkert konklusion.
Et eksempel: En virksomhed har 10 ledere. De bruger hver 12 timer om ugen på møder, 44 uger pr. år. Det bliver til 5.280 leder-arbejdstimer. Udgiften til lederen pr. time sættes til 700 kroner (5). Det bliver til arbejdstimer forbrugt svarende til 3.696.000 kroner. Igen: Det kan være, at det er den rigtige måde at bruge lederens arbejdstid på. Det kan være, at indsatsen betaler sig hjem mange gange, enten i direkte indtægter og afledte fordele. Men det kan også være, at en del af pengene – læs arbejdstimerne – kunne have gjort mere gavn et andet sted.
Få først data på plads
I første omgang behøver man ikke forholde sig til, om tallet er 100 procent korrekt. Eller om det er et lille eller et stort antal arbejdstimer og/eller kroner. Det vigtige er at få data på plads. Derefter kan man diskutere, om der er behov for ændringer. Men det kan som tommelfingerregel anbefales at overveje, om det møde, man er ved at indkalde til, overhovedet skal holdes. (Se også Gode råd til effektive møder fra Lederne, 6)
Manglende styring af tonen
Vi vil alle gerne opføre os ordentligt og bidrage nyttigt. Men hvis ikke rammen bliver sat, så vi bliver inviteret til at være konstruktive og udtale os i nogenlunde respektfulde termer, kan det løbe af sporet. Tilbage i tiden var det populært at invitere til at sige sin ærlige, uforbeholdne mening. Mange arbejdspladser havde en rå, men kærlig tone. Det havde sine fordele. Mange gange var det sjovt. Nogle gange var det bare råt og ukærligt. Den form for kommunikation er gået af mode for længe siden. Men hvis vi er pressede, usikre, stressede, passionerede og stærkt engagerede, har den tendens til at stikke hovedet frem igen (7).
Derfor skal mødelederen sætte rammen også for tonen. Det behøver ikke være med løftede pegefingre og rynkede bryn. Det kan fint være med et: “Og vi er alle optagede af, at det skal blive godt.” Eller: “Lad os tale om, hvad vi har af konstruktive og nyttige ideer.”
Når det kører helt af sporet
Når det er vigtigt, er årsagen, at jeg har set flere store borgermøder køre helt af sporet. Meget aktive, interesserede, kritiske og bekymrede borgere blev inviteret til dialogmøder efter arbejdstid med en større offentlig instans. Mange ansatte fra den offentlige instans var også mødt op, og mellem 50 og 100 borgere. På de første møder satte mødelederen rammen, som lød nogenlunde sådan: “Jeg viser en præsentation af, hvad planerne er, og I skal bare bryde ind og stille spørgsmål.” Han kom kun fem minutter ind i præsentationen, før han blev angrebet af spørgsmål fra 15-20 ivrige og meget kritiske spørgere.
Han svarede hver gang, og blev mødt med nye kritiske spørgsmål, efterhånden i direkte uhøflig tone. Andre deltagere forsøgte efterhånden at mane til ro: “Kan vi ikke gå videre?” og “Vi vil gerne se resten af præsentationen.” Men det fortsatte i en spiral nedad. Og borgerne viste sig fra deres værste side.
Så lidt skal der til
På seneste møde lød det i indledningen: “Og vi holder en konstruktiv tone.” Mødet gik i gang, men med afbrydelser, spørgsmål, uro og efterhånden tilråb. Indtil en leder fra den inviterende myndighed greb ind: “Vi venter med spørgsmålene til sidst. Vi skal først høre dem, der har planlagt præsentationer som aftalt i programmet.” Hun måtte gentage det en enkelt gang. Og så faldt borgerne til ro. Resten af mødet gik i næsten respektfuld tone. Så lidt skulle der til.
Eksemplet er nok ikke almindeligt på interne møder på arbejdspladsen. Men mange arbejdspladser har funktioner, hvor ledere og medarbejdere skal stå for skud for beslutninger, som der kan være delte meninger om. Og hvis det går galt, er det de færreste, der kan gå upåvirkede hjem fra arbejde den dag. Tværtimod. Det går direkte i stress-systemet og alle alarmer blinker i kroppen. Kroppen og hjernen reagerer lynhurtigt, og beskeden er: “Du er truet på livet”. Mange kan ryste det af sig og tænke, at det er forståeligt, når folk er pressede eller kæmper for noget vigtigt. Men alle deltagere i mødet bliver påvirkede.
Det rigtige at gøre
I eksemplet kan der være små og store menneskelige omkostninger. Men hvis man skal gøre det op i økonomiske termer skal man til at spekulere i, hvad det kan have af afledte effekter og indirekte følgevirkninger. Hvad koster ridser i relationerne og sårede følelser? Det er nærmest umuligt at gøre op. Det vil heller ikke være en god ide at begynde på det regnestykke. Mødelederen skal sikre rammen for sprogbrug og tone på mødet, fordi det er det rigtige at gøre. Fordi mødelederen skal hjælpe os med at tale ordentligt til hinanden, huske os på, at vi alle gerne vil gøre det godt. Og gentage det, hvis det skulle svipse en enkelt gang.
Kilder:
1: Beregnet ud fra en månedsløn på 40.000 ex feriepenge og pension, omregnet til timeløn inklusiv feriepenge, pension, 30 procent ekstra til løbende faste udgifter, som skal betales uanset hvad medarbejderne laver, om de arbejder koncentreret, sidder til møde, er syge. Rundet ned. Beregnet ud fra den svenske forsker og professor Ulf Johansons bog, Personalekonomi i dag.
2: Artikel, IDA, maj 2025: Vi bruger mere tid på møder og det er formentlig spild af tid
3: Artikel, Lederne, 2024: Ledere bruger 12 timer på møder
4: Holten, E. Underskud. Om værdien af omsorgsarbejde. Politikens Forlag, 2024, og Kahneman, D. Støj – sådan træffer du bedre beslutninger, Lindhardt og Ringhof, 2021.
5: Beregnet ud fra en månedsløn på 60.000 ex feriepenge og pension, omregnet til timeløn inklusiv feriepenge, pension, 30 procent ekstra til løbende faste udgifter, som skal betales uanset hvad lederne laver, om de arbejder koncentreret, sidder til møde, er syge. Rundet ned. Beregnet ud fra den svenske forsker og professor Ulf Johansons bog, Personalekonomi i dag.
6: Artikel, Lederne, april 2024: 10 gode råd til mere effektive møder
7: Tingleff, H. Egodyr. Hvorfor din stræben efter succes fører til fælles fiasko. Gyldendal, 2025 og Sapolsky, R. Behave. The Biology of Humans at Our Best and Worst. Penguin Random House, UK, 2017 og Kahneman, D. At tænke – hurtigt og langsomt, Lindhardt og Ringhof, 2015 og Lederweb: Få mere ud af møderne, Ib Ravn, forsker i møder, professor emeritus, DPU, Århus Universitet.
Læs mere:
Blog, Lyngbjerg: Det handler om mennesker – og prisen er høj
Udtalelser og referencer Lis Lyngbjerg: Referencer
Hvis du overvejer et individuelt, redskabsorienteret lederforløb: Ledersparring