Forretningsrejser er ofte lig med en fuld kalender med program for både formiddag, eftermiddag og aften. Men værter og gæster taber pusten, når programmet er for tæt. Planlæg med pauser og tid til ingenting, når du selv rejser eller skal være vært.

Lufthavn, fly, lufthavn, metro eller taxi, indtjekning på hotellet – og så direkte videre til det første arrangement. Værten har planlagt besøget i lang tid i forvejen, og har lagt et stort arbejde i at byde velkommen og sørge godt for gæsterne. Gæsterne skal have den bedst mulige oplevelse og udbytte af besøget. Samtidig kan det virke uhøfligt at overlade gæster til sig selv med tomme timer i programmet.

Flere pauser – mere effekt

Men både gæster og værter bliver forpustede. Efterhånden som dagene går, bliver poserne under øjnene større, og evnen til at tænke klart, lære nyt og tænke strategisk svinder stille ind.

Når du planlægger forretningsrejser, er det en fordel at give plads til pauser og tid til at lade indtrykkene samle sig. De følgende tips og og tricks er målrettet forretningsrejser til andre kontinenter, og dermed andre tidszoner, andre sprog og andre vaner og kulturer.

Forretningsrejsen med gæstens briller

Jeg har selv været i gæstens rolle, da holdet bag Stressbarometer® for år tilbage var inviteret til Japan for at holde oplæg om stress og Stressbarometer® på to store konferencer i Kyoto og Tokio. Vi fik en oplevelse, som varer livet ud. Opgaven var at formidle viden og redskaber om stress, stressforebyggelse og om Stressbarometer® til 3-400 japanske forretningsfolk, som var invitereret som tilhørere til de to heldagskonferencer. Det var i sig selv en af de største og mest spændende opgaver i mit arbejdsliv. Jeg oplevede samtidig, hvor brugt man som gæst kan blive, når programmet – i bedste mening – er tætpakket. Vi blev hentet og bragt og blev sørget for som aldrig før. Vi havde et fuldt program fra vi landede, til vi sagde farvel godt en uge efter.

De japanske guider viser Stressbarometer®-holdet rundt

Hvad var det vi så?

Vi så japanske templer, japanske haver, var til Geisha-arrangement og på de mest fantastiske restauranter. Vi havde følgeskab af to medarbejdere, der brugte morgen, middag og aften på os i en fuld uge. Men hvor kunne jeg have brugt en eftermiddag her og en formiddag der. Jeg er stadig, længe efter, fuld af beundring over den gæstfrihed og omsorg, programmet var udtryk for. Men det tætte program og de manglende pauser gjorde, at turen står i lidt af en jetlag-træthedståge. Det er en af grundene til, at min mand og jeg planlægger at tage turen til Tokyo og Kyoto igen. Jeg vil gerne se, hvad det var, vi egentlig så dengang.

Jeg har siden samlet en række anbefalinger, som du kan overveje, når du planlægger forretningsrejsen for gæster langvejs fra:

Ankomstdagen

Hent gæsten eller sørg for transport til hotel/indkvartering. Lad ankomstdagen være uden program, så der er mulighed for at pakke ud, lande i ro og fred, gå en tur eller få en powernap på en 20-30 minutter. Man kan eventuelt spise tidlig middag sammen på hotellet, så der er mulighed for at trække sig tilbage på værelset uden endnu en omgang transport tilbage til hotellet.

Planlæg med luft

Læg programmet, så nogle af dagene kun har arrangementer i to ud af de tre mulige slots: formiddag, eftermiddag, aften. Hvis I starter dagen med fuldt formiddagsprogram, frokost og eftermiddagsprogram, så lad aftenen være fri. Hvis I planlægger et sent aftenprogram, så start med frokost og program om eftermiddagen. Eller lad formiddagen være fri dagen efter. En forretningsrejse, der har fuldt program i flere dage, fælles morgenmad, formiddagsprogram, frokost, eftermiddagsprogram og middag om aftenen, vil køre både værter og gæster trætte.

Giv plads til eget arbejde

Når programmet indeholder luft og pauser, får gæsterne mulighed for at geare ned og komme sig over jetlag og en lang rejse. Nok så vigtigt er der også plads til at samle op på mails og akutte opgaver, som kan opstå, selv om man er langt hjemmefra. Der kan også være præsentationer, der skal finjusteres, selv om gæsterne er forberedt hjemmefra. Et tætpakket program betyder, at sen aften og nat bliver taget i brug til de øvrige opgaver, der ikke er planlagt fra værtens side. Det resulterer i mere pres og mindre søvn. Og dermed endnu mindre overskud til næste dags møder og oplevelser.

Giv plads til familien

Forretningsrejser betyder ofte, at der mangler en voksen derhjemme. Partneren har det fulde ansvar for børn, husdyr, tøjvask, skole-hjem-samtaler og hvad der ellers er af familie-logistik. Tidsforskel og familiens skole/arbejde kan betyde, at videokald og samtaler med familien derhjemme skal foregå på bestemte tidspunkter. Hvis den del er tænkt ind i programmet, vil det gøre det lettere for dine gæster at trække sig tilbage uden at spekulere på, om det bliver opfattet som uhøfligt eller som manglende engagement i besøget. Samtidig vil de fleste, der rejser langt, gerne finde gaver til familien. Hvis programmet er tætpakket, er afrejselufthavnen den eneste mulighed.

Alting tager længere tid

Ting tager den tid, det tager, siger et mundheld. Jeg vil ændre det lidt: Ting tager længere tid, end man regner med. Det er vist kun i Japan, togene kører nøjagtigt til tiden og planlægningen holder. De fleste steder tager tingene bare længere tid end forventet. Læg længere pauser ind i programmet, hvis du vil sikre, at dine gæster har tid til både at sætte sig ned i ro efter dagens oplevelser OG til at tage et bad og skifte tøj, inden de skal være klar til middag på aftenens restaurant. Sæt ekstra tid af til transport. Det tager længere tid at orientere sig, se på bykort, regne ud, hvordan man køber billetter til offentlig transport, bestille taxa, når man ikke er kendt i landet/byen.

Afrejse og næste skridt

Sig ordentlig farvel. Det er en selvfølge, men jeg tager punktet med, fordi man naturligt kommer til at fokusere på at komme videre, når afslutningen nærmer sig. Aftal næste skridt i forhold til rejsens kerneopgave? Hvordan/hvornår følger I op. Hvad skal der ske efterfølgende? Aftaler og forventningsafstemning er lettere den sidste dag, end hvis hver part skal til at finde ud af, hvad der er aftalt, når man er tilbage i den vante gænge med nye presserende opgaver.

Hvis du er chef for medarbejdere, der rejser langt, kan du overveje at give en dag eller to fri, så de kan lande godt hjemme igen. At møde direkte ind til en fuld arbejdsdag gør ingen gavn for hverken jetlag, familieliv eller kvaliteten af arbejdsopgaverne.

Forretningsrejser – planlæg med pauser. Firmahunden Basco – downtime også for hunde.

Læs mere:

Gode råd om søvn: Søvn, fakta og gode råd

Opsamling og links til øvrige tips og gode råd: Forskning, tips og gode råd til ledertrivsel

Individuel redskabsorienteret ledersparring – til dig  eller din mellemleder: Ledersparring

Stressbarometer® – Stressbarometer® forside